Dépôt des comptes annuels d'une SARL auprès du Tribunal de commerce

Deux exemplaires des documents ci-dessous notifiés, certifiés conformes à l'original par le représentant légal de la SARL, doivent être déposés auprès du Tribunal de commerce compétent :

- le bilan

- les annexes

- le rapport de gestion

- le procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire

ainsi qu'un chèque dont le montant vous sera notifié auprès du greffe dudit tribunal.

Rapport de gestion de la gérance

Les comptes annuels et l'affectation du résultat de l'exercice doivent obligatoirement faire l'objet d'une approbation par l'assemblée des associés, à tenir dans les 6 mois qui suivent la date de clôture dudit exercice. Toutefois, il est possible d'obtenir la prolongation du délai de tenue de l'assemblée annuelle par décision de justice.

La gérance doit établir un rapport de gestion écrit sur la situation et l'activité de la société au cours de l'exercice écoulé.

Cette assemblée est aussi et généralement l'occasion de délibérer sur :

- les conventions conclues directement ou indirectement entre la société et l'un de ses gérants ou associés;

- le renouvellement ou le changement de gérant (ou de commissaire aux comptes), s'il y a lieu, et la fixation du montant de leur rémunération.

Modèle de Rapport de gérance pour l'AG d'approbation des comptes annuels d'une SARL

Rapport de la gérance sur les opérations de l'exercice clos le ................

Chers associés,

Nous vous avons réunis en assemblée générale afin que, conformément aux dispositions légales et réglementaires et à l'article ............. des statuts, vous puissiez examiner les comptes de l'exercice clos le ........................... et vous rendre compte de l'activité de notre société pendant ledit exercice.

Pour votre information, il vous a été envoyé, avec le présent rapport, tous les documents prescrits par la loi, à savoir le bilan, le compte de résultat, l'annexe et le texte des résolutions soumises à votre approbation.

Nous vous précisons que les comptes annuels de notre société, soumis à votre approbation, ont été établis selon les mêmes formes et les mêmes méthodes que les années précédentes.

1 – Situation et activité de la société au cours de l'exercice

Nous vous relatons, ci-dessous, les points importants ayant marqué l'exercice écoulé .............................................................................................................................................................

2 – Affectation du résultat

Le compte de résultat fait apparaître, après des amortissements et des provisions réglementaires et justifiées, un bénéfice de ......................... euros que nous vous proposons d'affecter, conformément aux statuts, de la manière suivante :
- report à nouveau : ....................................................
- dividende revenant aux associés : .........................
- dotation aux réserves : ............................................
- dotation à la réserve légale : ...................................

3 – Conventions réglementées

Aucune convention susceptible de tomber sous le coup de l'article L223-19 du code du commerce n'est venue à la connaissance de la gérance.

(ou) Vous allez prendre connaissance par ailleurs de notre rapport spécial sur les conventions visées par l'article L223-19 du code du commerce et dont nous vous demandons la ratification ainsi que le prévoit le projet de résolutions ci-joint.

Nous souhaitons que ces diverses propositions emportent votre approbation et que vous voudrez bien donner à la gérance quitus de sa gestion pour l'exercice sur les comptes duquel vous avez à vous prononcer.

Le gérant

Procès-verbal d'AG annuelle statuant sur les comptes de l'exercice

L'assemblée annuelle doit statuer sur le rapport et les comptes présentés par le gérant, et sur l'affectation des résultats. Elle peut encore se prononcer sur l'approbation des conventions réglementées, le changement ou le renouvellement des fonctions du gérant, ou le cas échéant, du commissaire aux comptes.

Lors de l'assemblée annuelle, le gérant doit également répondre aux questions écrites posées par les associés en application de l'article L223-26 du code de commerce.

Chaque part sociale donne droit à une voix. Les décisions sont prises, sur première consultation, par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales.

Si cette majorité n'est pas obtenue, l'assemblée peut être convoquée une seconde fois et elle statue alors à la majorité des voix, quelque soit le nombre des associés prenant part au vote, sauf clause contraire des statuts.

Si une feuille de présence est établie, il est inutile de faire signer le procès-verbal par tous les associés, mais seulement par le gérant, et le cas échéant par le président de séance.

Modèle de Procès Verbal d'AG d'approbation des comptes annuels d'une SARL

Procès-verbal de l'assemblée générale des associés du .........................

L'an deux mille......................, le .......................... à ............................... heures, les associés de ............................ , société à responsabilité limitée au capital de ............................. euros, dont le siège social est situé à ............ (00000), ............................................., immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro ..................................... , se sont réunis à ................................, à la suite de la convocation qui leur a été adressée individuellement par lettre recommandée avec accusé de réception en date du ..........................................

L'assemblée est présidée par M...................................., (qualité).

Le Président constate que sont présents :
- M................................., ................ parts
- M..............................., .................. parts
Soit au total ................ associés, totalisant ...................... parts.

Le Président déclare que l'assemblée est légalement constituée ; elle peut valablement délibérer et prendre ses décisions à la majorité requise.

Les documents suivants sont déposés sur le bureau par le Président :
- les accusés de réception des lettres de convocation,
- les comptes annuels
- le rapport de la gérance
- le texte des résolutions soumises au vote de l'assemblée

Le Président déclare que les documents requis ont été adressés aux associés 15 jours avant la date de la présente assemblée.

L'assemblée lui donne acte de cette déclaration.

Le Président rappelle que l'assemblée est réunie pour délibérer sur l'ordre du jour suivant :
- lecture du rapport de gestion de la gérance sur la situation et l'activité de la société au cours de l'exercice clos le .......................
- approbation des comptes et affectation du résultat

Puis lecture est donnée du rapport de la gérance.

La discussion est ouverte.

Personne ne demandant plus la parole, le Président ouvre le scrutin sur les résolutions figurant à l'ordre du jour :

PREMIERE RESOLUTION – Approbation des comptes

L'assemblée des associés approuve le rapport de gestion de la gérance et les comptes de l'exercice clos le ..........................., et donne à la gérance quitus de sa gestion.

Cette résolution est adoptée à la majorité (ou l'unanimité)

DEUXIEME RESOLUTION – Affectation du résultat

L'assemblée générale approuve la proposition d'affectation du résultat qui lui a été présentée.

En conséquence, le bénéfice de l'exercice se montant à la somme de ............................ euros est affecté comme suit :
- report à nouveau : ...................................................
- dividende revenant aux associés : ........................
- dotation aux réserves : ...........................................
- dotation à la réserve légale : ..................................

(si dividende) Le dividende à répartir au titre de l'exercice est ainsi fixé à ......................... par part.
Il sera mis au paiement le ............................
Sur le plan fiscal, ce dividende ouvre droit, au profit des associés personnes physiques, l'abattement prévu à l'article 158-3-2° du CGI, calculé sur la totalité de son montant.

DERNIERE RESOUTION

Tous pouvoirs sont donnés à ..................... pour effectuer ou faire effectuer les fomalités de publicité afférentes aux décisions ci-dessus adoptées.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.

De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal qui a été signé par la gérance et tous les associés présents.

Modèle de mention à faire figurer en bas de la feuille de présence à l'AG d'approbation des comptes annuels d'une SARL

Certifiée exacte et arrêtée la présente feuille de présence, d'où, il résulte que................... associés étaient présents ou représentés, porteurs de ........................ parts sociales, et exprimant un nombre égal de voix.

Le Président de séance Le Secrétaire de séance

Pouvoir de représentation à l'AG annuelle d'approbation des comptes

Un associé peut se faire représenter à toute assemblée d'associés par son conjoint ou par un autre associé, à moins que la société ne comprenne que deux époux, ou seulement deux associés.

En outre, si les statuts le permettent, il peut se faire représenter par une autre personne non associée.

Le pouvoir vaut pour toutes les parts détenues par le mandant, et ne peut être divisé.

Ce document sera joint à la lettre d convocation.

Modèle de Pouvoir pour l'AG d'approbation des comptes annuels d'un SARL

Je soussigné ......................... titulaire de .................... parts de ................... , société à responsabilité limitée au capital de ....................... euros dont le siège est situé à ................................... , délègue par les présentes, tous pouvoirs à ...................................... , ou à défaut à ............................................. à l'effet de me représenter à l'assemblée générale ordinaire de ladite société, qui aura lieu à ................................. le ................................. à .............................. heures, où il sera délibéré sur l'ordre du jour porté sur la covocation.

Dans le cas où cette assemblée ne pourrait délibérer, le présent pouvoir sera valable pour toute assemblée réunie ultérieurement avec le même ordre du jour.

Par suite, examiner tous documents, intervenir dans tous les débats, prendre part à tous votes, accepter toutes mission ou fonctions, et, plus généralement, faire le nécessaire.

Fait à .................
Le ......................

("Bon pour pouvoir")

Convocation d'AG pour l'approbation des comptes annuels d'une SARL

Cette lettre de convocation devra être adressée 15 jours au moins avant la date prévue pour la réunion, en recomandé avec AR. Les statuts peuvent prévoir un délai plus long. La convocation est adressée à chaque associé et au commissaire aux comptes, s'il en existe un.

L'ordre du jour doit y être énoncé clairement.

La convocation doit être accompagnée des documents suivants :

- le rapport de gestion de la gérance sur la situation et l'activité de la société au cours de l'exercice écoulé,

- les comptes annuels relatifs à cet exercice, et le cas échéant les comptes consolidés,

- éventuellement le rapport des commissaires aux comptes,

- le texte des résolutions proposées à l'assemblée par l'auteur de la convocation,

- une formule de pouvoir.

Modèle de Textes de résolutions pour une AG d'approbation des comptes annuels d'une SARL

PREMIERE RESOLUTION – Approbation des comptes

L'assemblée des associés approuve le rapport de gestion de la gérance et les comptes de l'exercice clos le ........................... , et donne à la gérance quitus de sa gestion.

DEUXIEME RESOLUTION – Affectation du résultat

L'assemblée générale approuve la proposition d'affectation du résultat qui lui a été présentée.
En conséquence, le bénéfice de l'exercice se montant à la somme de .......................... euros est affecté comme suit :
- report à nouveau : ....................................................
- dividende revenant aux associés : ..........................
- dotation aux réserves : ............................................
- dotation à la réserve légale : ....................................

Modèle de courrier de convocation à AG d'approbation des comptes annuels d'une SARL

Cher associé,

Vous êtes prié de bien vouloir assister à la réunion de l'assemblée générale ordinaire des associés qui se tiendra à ................................. le ................... à .............. heures, et au cours de laquelle il sera délibéré sur l'ordre du jour suivant :
- lecture du rapport de gestion de la gérance sur la situation et l'activité de la société au cours de l'exercice clos le........................ ,
- approbation des comptes et affectation du résultat.

En application des dispositions légales et réglementaires en vigueur, vous trouverez ci-joints les documents relatifs à cette assemblée, ainsi que le texte des résolutions proposées au vote.

Si vous êtiez empêché de vous rendre à cette assemblée, vous pouvez vous y faire représenter par l'un de vos coassociés, ou par votre conjoint.

(Si prévu dans les statuts) Vous pouvez également être représenté par toute autre personne de votre choix.

Il conviendra alors de remplir la formule de pouvoir ci-jointe, d'y apposer votre signature précédée de la mention « bon pour pouvoir » et de la remettre à votre mandataire ou de la retourner au siège de la société.

Veuillez agréer, cher associé, à l'assurance l'expression de nos salutations distinguées.

Le gérant